Wagenparkbeheer bij wisselende bestuurders: zo houd je grip op je poolauto’s

Wanneer meerdere medewerkers dezelfde auto’s gebruiken, kan het beheer van je wagenpark behoorlijk wat tijd kosten. Wanneer meerdere medewerkers dezelfde auto’s gebruiken, kost het beheer van je wagenpark al snel veel tijd. Hoe zorg je voor een kloppende rittenregistratie en voorkom je boetes? En als medewerkers zeggen dat er écht een auto bij moet, is dat wel zo? Met inzicht in het gebruik van je wagenpark ontdek je waar het efficiënter kan. 

Voor organisaties met poolauto’s en wisselende bestuurders is het belangrijk om overzicht te houden. Met slim wagenparkbeheer kun je reserveringen, voertuigtoegang en rittenregistratie beter organiseren. Zo beperk je handmatig werk en krijg je meer inzicht in het gebruik van je voertuigen. 

Vraag vrijblijvend een demo aan

De uitdagingen van een wagenpark met wisselende bestuurders 

In organisaties zoals gemeenten, zorginstellingen, woningcorporaties en bedrijven met wisselende diensten worden auto’s vaak door meerdere medewerkers gebruikt. Dat vraagt om duidelijke afspraken en een goede ritregistratie. 

Zonder een centraal systeem kunnen reserveringen verspreid staan over verschillende agenda’s of verloopt het reserveren via een beheerder. Ook kan het openen van voertuigen afhankelijk zijn van fysieke sleutels, sleutelkasten of een receptie. 

Dat kost tijd en maakt het lastiger om het overzicht te bewaren. Zeker wanneer meerdere locaties, voertuigen en gebruikers betrokken zijn.
Bekijk hier hoe we dit voor Woningcorporatie Domijn hebben opgelost 

1. Maak reserveringen eenvoudig en overzichtelijk

Een goed georganiseerd wagenpark begint bij een duidelijk reserveringsproces. Medewerkers moeten snel kunnen zien welke poolauto beschikbaar is en deze zelfstandig kunnen reserveren. 

Met de WeGo app kiezen medewerkers zelf een voertuig en leggen ze een begin- en eindtijd vast. Binnen een paar seconden is de reservering geregeld. De beschikbaarheid is inzichtelijk, waardoor de kans op dubbele reserveringen niet meer voorkomt en een beheerder minder tijd kwijt is aan het coördineren van ritten. 

Ook bij lastminutereserveringen biedt dit voordelen. Medewerkers kunnen een beschikbare auto reserveren wanneer ze die nodig hebben, zonder eerst een sleutel of toestemming bij een centrale balie te moeten regelen. 

2. Regel toegang tot poolauto’s zonder sleuteloverdracht

Wanneer verschillende medewerkers dezelfde auto gebruiken, kan de sleuteloverdracht een tijdrovend onderdeel van het wagenparkbeheer zijn. Denk aan sleutels ophalen bij de receptie, afspraken maken over het terugbrengen ervan of werken met sleutelkluisjes. En wat als een medewerker de sleutel nog in zijn zak heeft zitten terwijl de volgende bestuurder de auto nodig heeft? 

Met keyless access kunnen geautoriseerde gebruikers een gereserveerd voertuig openen en afsluiten via een app of toegangspas. De toegang is gekoppeld aan de gebruiker en de reservering. 

Zo wordt het eenvoudiger om poolauto’s beschikbaar te stellen, ook buiten reguliere kantooruren. Medewerkers zijn minder afhankelijk van een beheerder en voertuigen kunnen flexibeler worden ingezet. 

3. Signaleer afwijkingen voordat ze problemen opleveren

Goed wagenparkbeheer gaat niet alleen over reserveren en toegang regelen. Het is ook belangrijk om te weten wanneer een voertuig aandacht nodig heeft. 

Denk aan de bandenspanning, een voertuig dat buiten een afgesproken zone komt of een situatie waarin actie nodig is voordat de volgende gebruiker kan vertrekken. 

Met signaleringen en voertuiggegevens kan een wagenparkbeheerder zulke situaties sneller opmerken. Dat helpt om gerichter actie te ondernemen en voorkomt dat je voor iedere controle afhankelijk bent van handmatige opvolging. 

4. Krijg inzicht in het gebruik van je wagenpark

Weten welke auto’s beschikbaar zijn, is belangrijk. Maar inzicht in het daadwerkelijke gebruik helpt je om nog betere beslissingen te nemen. 

Hoe vaak worden je poolauto’s gebruikt? Heb je op piekmomenten extra auto’s nodig, of kun je juist met minder voertuigen uit? En zouden fietsen voor sommige ritten een goed alternatief zijn? Met de juiste inzichten kun je al snel honderden euro’s per maand per auto besparen. Bij meerdere auto’s kan dat bedrag flink oplopen. 

Met gegevens over reserveringen en voertuiggebruik kun je patronen herkennen. Rapportages en dashboards helpen om de inzet van je wagenpark te beoordelen en mogelijke verbeteringen te ontdekken. 

Misschien blijkt dat bepaalde voertuigen vaker stilstaan dan verwacht. Of dat de vraag op een specifieke locatie op bepaalde momenten groter is dan het beschikbare aanbod. Met die informatie kun je beter onderbouwen of je voertuigen anders moet verdelen, een auto die vooral korte ritten maakt kunt vervangen door een fiets, of je wagenpark kleiner of juist groter kan. 

5. Verminder administratie met automatische rittenregistratie

Wanneer medewerkers een poolauto gebruiken, wil je achteraf kunnen achterhalen welke rit is gereden en aan wie deze moet worden toegeschreven. Als medewerkers ritten handmatig moeten registreren, kan dat extra administratie en onvolledige gegevens opleveren. 

Met automatische rittenregistratie worden ritgegevens aan de juiste gebruiker gekoppeld. Afhankelijk van de inrichting kunnen ritkosten ook worden toegewezen aan een afdeling of kostenplaats. 

Dat geeft meer inzicht in het gebruik en de kosten van je wagenpark. Bovendien zorg je voor een goede rittenregistratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. 

Hoe helpt WeGo bij het beheren van poolauto’s? 

WeGo biedt software en ondersteuning waarmee organisaties hun eigen voertuigen beschikbaar kunnen stellen aan meerdere geautoriseerde gebruikers. Medewerkers reserveren een poolauto en openen en sluiten deze via de app of een toegangspas. 

Voor wagenparkbeheerders biedt het platform inzicht in reserveringen en voertuiggebruik, rapportages en signaleringen. Zo kunnen zij hun wagenpark beter organiseren en afwijkingen sneller opmerken. Dankzij koppelingen met HR-systemen en Single Sign-On (SSO) sluit WeGo bovendien aan op bestaande systemen en werkprocessen. 

Wat WeGo onderscheidt, is de combinatie van rittenregistratie, voertuigen openen met een toegangspas of via de app en het reserveren en delen van voertuigen. Daarnaast ondersteunen we organisaties bij het inrichten en beheren van hun wagenpark, van de implementatie tot het dagelijks gebruik. Ook gebruikers kunnen 24/7 terecht bij de DriverDesk voor ondersteuning. 

Benieuwd hoe je meer grip krijgt op jouw poolauto’s en wagenpark? Ontdek wat WeGo voor jouw organisatie kan betekenen.