Wenn mehrere Mitarbeiter dieselben Fahrzeuge nutzen, kann die Verwaltung Ihres Fuhrparks ziemlich zeitaufwendig sein. Wenn mehrere Mitarbeiter dieselben Fahrzeuge nutzen, nimmt die Verwaltung Ihres Fuhrparks schnell viel Zeit in Anspruch. Wie sorgen Sie für eine korrekte Fahrtenerfassung und vermeiden Sie Bußgelder? Und wenn Mitarbeiter behaupten, dass wirklich ein weiteres Fahrzeug benötigt wird – stimmt das tatsächlich? Mit einem Überblick über die Nutzung Ihres Fuhrparks erkennen Sie, wo Effizienzsteigerungen möglich sind.
Für Unternehmen mit Flottenfahrzeugen und wechselnden Fahrern ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Mit einem intelligenten Flottenmanagement können Sie Reservierungen, den Fahrzeugzugang und Fahrtenerfassung besser organisieren. Auf diese Weise reduzieren Sie den manuellen Aufwand und erhalten einen besseren Überblick über die Nutzung Ihrer Fahrzeuge.
Fordern Sie unverbindlich eine Demo an
Die Herausforderungen eines Fuhrparks mit wechselnden Fahrern
In Organisationen wie Kommunen, Gesundheitseinrichtungen, Wohnungsbaugesellschaften und Unternehmen mit unterschiedlichen Dienstleistungsangeboten werden Fahrzeuge häufig von mehreren Mitarbeitern genutzt. Dies erfordert klare Vereinbarungen und eine ordnungsgemäße Fahrtenerfassung.
Ohne ein zentrales System können Reservierungen über verschiedene Kalender verteilt sein oder die Reservierung erfolgt über einen Administrator. Zudem kann das Öffnen der Fahrzeuge von physischen Schlüsseln, Schlüsselkästen oder einer Rezeption abhängig sein.
Das kostet Zeit und erschwert es, den Überblick zu behalten. Vor allem, wenn mehrere Standorte, Fahrzeuge und Nutzer beteiligt sind.
-
Gestalten Sie Reservierungen einfach und übersichtlich
Ein gut organisierter Fuhrpark beginnt mit einem übersichtlichen Reservierungsprozess. Die Mitarbeiter müssen auf einen Blick erkennen können, welches Poolfahrzeug verfügbar ist, und dieses selbstständig reservieren können.
Mit der WeGo-App Die Mitarbeiter wählen selbst ein Fahrzeug aus und legen eine Start- und Endzeit fest. Innerhalb weniger Sekunden ist die Reservierung erledigt. Die Verfügbarkeit ist übersichtlich dargestellt, wodurch Doppelbuchungen nicht mehr vorkommen und ein Administrator weniger Zeit für die Koordination der Fahrten aufwenden muss.
Auch bei Last-Minute-Reservierungen bietet dies Vorteile. Mitarbeiter können ein verfügbares Fahrzeug reservieren, wann immer sie es benötigen, ohne zuvor an einem zentralen Schalter einen Schlüssel oder eine Genehmigung einholen zu müssen.
-
Zugang zu Poolfahrzeugen ohne Schlüsselübergabe regeln
Wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Fahrzeug nutzen, kann die Schlüsselübergabe ein zeitaufwändiger Bestandteil der Fuhrparkverwaltung sein. Denken Sie beispielsweise an das Abholen der Schlüssel an der Rezeption, die Vereinbarung von Rückgabeterminen oder die Nutzung von Schlüsselschließfächern. Und was ist, wenn ein Mitarbeiter den Schlüssel noch in der Tasche hat, während der nächste Fahrer das Auto benötigt?
Mit dem schlüssellosen Zugang können autorisierte Nutzer ein reserviertes Fahrzeug über eine App oder einen Zugangsausweis öffnen und schließen. Der Zugang ist an den Nutzer und die Reservierung gebunden.
Auf diese Weise wird es einfacher, Flottenfahrzeuge zur Verfügung zu stellen, auch außerhalb der regulären Bürozeiten. Die Mitarbeiter sind weniger auf einen Verwalter angewiesen, und die Fahrzeuge können flexibler eingesetzt werden.
-
Erkennen Sie Abweichungen, bevor sie zu Problemen führen
Zu einer guten Fuhrparkverwaltung gehört nicht nur die Reservierung und die Zugangsregelung. Es ist auch wichtig zu wissen, wann ein Fahrzeug gewartet werden muss.
Denken Sie an den Reifendruck, ein Fahrzeug, das einen vereinbarten Bereich verlässt, oder eine Situation, in der Maßnahmen erforderlich sind, bevor der nächste Nutzer losfahren kann.
Anhand von Meldungen und Fahrzeugdaten kann ein Fuhrparkverwalter solche Situationen schneller erkennen. Dies hilft dabei, gezielter Maßnahmen zu ergreifen, und verhindert, dass Sie bei jeder Kontrolle auf eine manuelle Nachverfolgung angewiesen sind.
-
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Nutzung Ihres Fuhrparks
Es ist wichtig zu wissen, welche Fahrzeuge verfügbar sind. Ein Einblick in die tatsächliche Nutzung hilft Ihnen jedoch dabei, noch fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Wie oft werden Ihre Flottenfahrzeuge genutzt? Benötigen Sie zu Spitzenzeiten zusätzliche Fahrzeuge, oder kommen Sie vielleicht sogar mit weniger Fahrzeugen aus? Und wären Fahrräder für bestimmte Fahrten eine gute Alternative? Mit den richtigen Erkenntnissen können Sie schnell Hunderte von Euro pro Monat und Fahrzeug einsparen. Bei mehreren Fahrzeugen kann sich dieser Betrag erheblich summieren.
Anhand von Daten zu Reservierungen und zur Fahrzeugnutzung können Sie Muster erkennen. Berichte und Dashboards helfen Ihnen dabei, den Einsatz Ihrer Fahrzeugflotte zu bewerten und mögliche Verbesserungen zu erkennen.
Möglicherweise stellt sich heraus, dass bestimmte Fahrzeuge häufiger stillstehen als erwartet. Oder dass die Nachfrage an einem bestimmten Standort zu bestimmten Zeiten größer ist als das verfügbare Angebot. Anhand dieser Informationen können Sie fundierter entscheiden, ob Sie Ihre Fahrzeuge anders verteilen sollten, ob ein Auto, das hauptsächlich für Kurzstrecken genutzt wird, durch ein Fahrrad ersetzt werden kann oder ob Ihr Fuhrpark verkleinert oder vielmehr vergrößert werden sollte.
-
Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand durch automatische Fahrtenerfassung
Wenn Mitarbeiter ein Poolfahrzeug nutzen, möchten Sie im Nachhinein nachvollziehen können, welche Fahrt durchgeführt wurde und wem diese zuzuordnen ist. Wenn Mitarbeiter Fahrten manuell erfassen müssen, kann dies zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand und unvollständigen Daten führen.
Durch die automatische Fahrtenerfassung werden die Fahrdaten dem richtigen Nutzer zugeordnet. Je nach Konfiguration können die Fahrtkosten auch einer Abteilung oder einem Kostenstelle zugewiesen werden.
Dies verschafft Ihnen einen besseren Einblick in die Nutzung und die Kosten Ihres Fuhrparks. Zudem sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung, die den Anforderungen des Finanzamts entspricht.
Inwiefern unterstützt WeGo die Verwaltung von Flottenfahrzeugen?
WeGo bietet Software und Support, mit denen Unternehmen ihre eigenen Fahrzeuge mehreren autorisierten Nutzern zur Verfügung stellen können. Mitarbeiter reservieren ein Poolfahrzeug und öffnen sowie schließen dieses über die App oder einen Zugangsausweis.
Für Fuhrparkverwalter bietet die Plattform Einblicke in Reservierungen und die Fahrzeugnutzung sowie Berichte und Warnmeldungen. Auf diese Weise können sie ihren Fuhrpark besser organisieren und Abweichungen schneller erkennen. Dank der Anbindung an HR-Systeme und Single Sign-On (SSO) lässt sich WeGo zudem nahtlos in bestehende Systeme und Arbeitsabläufe integrieren.
Was WeGo auszeichnet, ist die Kombination aus Fahrtenerfassung, dem Öffnen von Fahrzeugen mit einem Zugangsausweis oder über die App sowie der Reservierung und gemeinsamen Nutzung von Fahrzeugen. Darüber hinaus unterstützen wir Unternehmen bei der Einrichtung und Verwaltung ihres Fuhrparks, von der Einführung bis zum täglichen Einsatz. Auch Nutzer können sich rund um die Uhr an den DriverDesk wenden, um Unterstützung zu erhalten.
Möchten Sie erfahren, wie Sie mehr Kontrolle über Ihre Poolfahrzeuge und Ihren Fuhrpark erlangen können? Entdecken Sie, was WeGo für Ihre Organisation leisten kann.
