Voor veel organisaties is het beheren van een gedeeld wagenpark nog altijd afhankelijk van vaste locaties, beperkte openingstijden en omslachtig sleutelbeheer. Dat was ook de realiteit voor King County in Seattle. Met duizenden medewerkers en een groot werkgebied liep het bestaande systeem steeds vaker tegen zijn grenzen aan.
Door stapsgewijs te digitaliseren, transformeerde King County zijn motorpool naar een volledig geautomatiseerde, keyless oplossing met 24/7 toegang. Het resultaat: hogere efficiëntie, meer flexibiliteit en een betere benutting van voertuigen.
De uitgangssituatie: afhankelijk van één locatie en vaste tijden
De centrale motorpool van King County bedient meer dan 800 medewerkers met een vloot van 30 voertuigen. In de oorspronkelijke situatie konden deze voertuigen alleen worden opgehaald bij één garage in het centrum van Seattle.
Dit bracht duidelijke beperkingen met zich mee. Medewerkers moesten hun werkdag plannen rondom de openingstijden van de garage, die ’s ochtends opende, overdag sloot voor lunch en in de middag vroeg dichtging. Buiten deze tijden was er geen toegang tot voertuigen.
Voor een organisatie die actief is in een gebied van circa 6.000 km² had dit directe impact op de operatie. Buitendienstmedewerkers konden niet vroeg genoeg vertrekken om afgelegen locaties te bereiken, terwijl medewerkers in avond- of nachtdiensten helemaal geen gebruik konden maken van de motorpool. Daarnaast liep alle coördinatie via één centraal punt, wat zorgde voor wachttijden en inefficiëntie.
De eerste stap: digitalisering van sleutelbeheer
Om deze beperkingen te doorbreken, begon King County in 2007 met het digitaliseren van sleutelbeheer via elektronische sleutelkluizen. Medewerkers konden met een toegangscode zelf sleutels ophalen, ook buiten kantooruren.
Hoewel dit een duidelijke verbetering was, ontstonden er nieuwe uitdagingen. Toegangscodes werden gedeeld of raakten kwijt, en de afhankelijkheid van netwerkverbindingen zorgde soms voor storingen. Daarnaast bleef fysieke infrastructuur nodig op elke locatie.
Van sleutels naar voertuiggerichte technologie
In 2011 zette King County een volgende stap door technologie direct in de voertuigen te integreren. In deze fase werd gebruikgemaakt van Invers hardware in de voertuigen, gekoppeld aan het WeGo platform voor toegang, beheer en monitoring. Dit maakte keyless toegang mogelijk en gaf tegelijkertijd inzicht in gebruik en locatie.
Omdat deze oplossing niet afhankelijk was van vaste installaties op locaties, kon het wagenpark flexibeler worden ingezet. Voertuigen werden beschikbaar op meerdere plekken, ook buiten de centrale garage. Wat begon met een pilot groeide al snel door naar een grotere uitrol.
De doorbraak: volledig keyless en app-based
De echte transformatie kwam in 2022, toen King County overstapte op een volledig cloudgebaseerde oplossing in combinatie met het platform van WeGo.
Vanaf dat moment veranderde de gebruikerservaring fundamenteel. Medewerkers reserveren een voertuig via de app, lopen naar de auto en openen deze via Bluetooth. Sleutels, toegangscodes en fysieke uitgiftepunten zijn volledig verdwenen uit het proces.
Omdat de toegang via Bluetooth direct tussen telefoon en voertuig plaatsvindt, werkt het systeem ook op locaties zonder mobiel bereik, zoals parkeergarages. Daarnaast is elk voertuig gekoppeld aan een actieve reservering, wat extra zekerheid biedt op het gebied van gebruik en beveiliging.
Wat veranderde er in de praktijk?
Altijd toegang tot voertuigen
De meest zichtbare verandering is de beschikbaarheid. Voertuigen zijn nu 24 uur per dag, 7 dagen per week toegankelijk. Medewerkers zijn niet langer afhankelijk van openingstijden en kunnen hun werk flexibeler indelen.
Uitbreiding naar meerdere locaties
Doordat fysieke sleutelpunten niet meer nodig zijn, kon King County het wagenpark uitbreiden van één centrale garage naar vijf locaties. Dit maakt het eenvoudiger om voertuigen dichter bij de gebruiker te positioneren.
Datagedreven optimalisatie
Alle voertuigen zijn voorzien van technologie die locatie, gebruik en ritgegevens registreert. Hierdoor heeft het beheerteam real-time inzicht en kan het wagenpark actief worden geoptimaliseerd. Voertuigen kunnen bijvoorbeeld op dezelfde dag nog worden verplaatst op basis van actuele vraag.
Geen sleutelbeheer meer
Het volledige proces rondom sleutels is verdwenen. Sleutels blijven in het voertuig en er is geen uitgifte, inname of administratie meer nodig. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.
Efficiëntere inzet van personeel
De rol van wagenparkbeheer is veranderd. Waar eerder veel tijd ging naar operationele taken zoals sleutelbeheer, ligt de focus nu op ondersteuning, controle en optimalisatie. Veel taken kunnen bovendien op afstand worden uitgevoerd.
Adoptie: van twijfel naar vertrouwen
Zoals bij elke verandering was er in het begin terughoudendheid bij gebruikers. Daarom besteedde King County veel aandacht aan training en begeleiding. Medewerkers kregen toegang tot verschillende vormen van ondersteuning, zoals online trainingen, videomodules en instructies via QR-codes in de voertuigen.
Deze aanpak bleek effectief. Binnen vijf maanden na de introductie gaf 95% van de gebruikers aan tevreden te zijn over het systeem. Inmiddels maakt vrijwel iedereen gebruik van de mobiele app.
De volgende stap: opschalen binnen de organisatie
De centrale motorpool is voor King County geen eindpunt, maar onderdeel van een bredere mobiliteitsstrategie. Binnen de organisatie bestaan nog meerdere kleinere voertuigpools, vaak met eigen beheer en lagere bezettingsgraad.
Door gebruik te maken van data analyseert King County waar consolidatie mogelijk is en waar het keyless model verder kan worden uitgerold. Daarmee wordt toegewerkt naar een efficiënter en meer centraal georganiseerd mobiliteitsbeleid.
Conclusie
De ontwikkeling van King County laat zien hoe een traditionele motorpool kan uitgroeien tot een flexibel en toekomstbestendig mobiliteitssysteem.
Door stapsgewijs te digitaliseren en uiteindelijk volledig over te stappen op keyless en app-based toegang, realiseerde de organisatie:
- 24/7 beschikbaarheid van voertuigen
- efficiënter gebruik van de vloot
- minder operationele complexiteit
- hogere gebruikerstevredenheid
Een aanpak die niet alleen processen vereenvoudigt, maar ook de basis legt voor verdere optimalisatie en groei.
Bekijk de casestudy: Casestudy King County pdf
