Ivy Global koppelt technisch talent aan projecten door heel Nederland. Medewerkers werken op verschillende locaties bij opdrachtgevers en moeten daar flexibel naartoe kunnen reizen. Dat vraagt om een wagenpark dat goed georganiseerd is, zonder dat het beheer steeds meer tijd kost.
Toen het aantal medewerkers en voertuigen groeide, werd het steeds lastiger om overzicht te houden. Wie gebruikt welke auto? Waar staan de voertuigen? En hoe zorg je ervoor dat de ritregistratie goed wordt bijgehouden?
Samen met WeGo heeft Ivy Global gekozen voor een slimmere manier van wagenparkbeheer. Met één platform voor reserveringen, toegang tot voertuigen en automatische ritregistratie heeft de organisatie meer overzicht en kunnen medewerkers zelfstandig op pad.
Over Ivy Global
Ivy Global werkt met HBO- en WO-studenten, starters en industriële consultants. De organisatie koppelt technisch talent aan projecten binnen de industrie. Medewerkers zijn daarvoor regelmatig onderweg naar verschillende opdrachtgevers en werklocaties door heel Nederland.
Niet iedereen werkt iedere dag en niet iedereen heeft altijd vervoer tot zijn beschikking. Flexibiliteit is daarom belangrijk. Ivy Global zocht een oplossing waarmee medewerkers eenvoudig toegang hebben tot vervoer, terwijl het wagenpark efficiënt beheerd kan worden.
De uitdaging: steeds meer auto’s, maar minder overzicht
Ivy Global begon klein, met een kantoor in Delft, een aantal studenten en een paar auto’s. De sleutels werden op kantoor overgedragen of medewerkers regelden onderling wie welke auto gebruikte.
In het begin werkte dat prima. Maar naarmate de organisatie groeide en er meer voertuigen nodig waren, werd het steeds lastiger om alles goed te organiseren.
Er ontstonden vragen over waar de auto’s stonden, waar de sleutels waren en wie welke auto wanneer zou gebruiken. Ook de ritregistratie verliep grotendeels via onderlinge communicatie.
Voor Bram, de wagenparkbeheerder van Ivy Global, werd duidelijk dat deze manier van werken steeds meer tijd en aandacht vroeg.
De behoefte was helder: één overzichtelijk systeem waarmee medewerkers zelf auto’s kunnen reserveren en gebruiken, terwijl de organisatie grip houdt op het wagenpark.
De oplossing: reserveren, openen en beheren via WeGo
Na het vergelijken van verschillende oplossingen koos Ivy Global voor WeGo. Vooral de flexibiliteit en de mogelijkheden binnen het platform sloten goed aan op de manier waarop de organisatie werkt.
Met WeGo kunnen medewerkers zelfstandig een voertuig reserveren via de app. De toegang tot voertuigen wordt geregeld via de app, waardoor losse sleuteloverdracht niet meer nodig is.
Ook het beheer is overzichtelijker geworden. Ivy Global werkt met verschillende locaties en kan voertuigen en gebruikers per locatie groeperen. Zo kunnen medewerkers de voertuigen zien die bij hun eigen locatie horen.
Daarnaast wordt de ritregistratie automatisch bijgehouden. Hierdoor is achteraf eenvoudiger inzichtelijk wie wanneer met een voertuig heeft gereden.
Ook de implementatie sluit aan op de organisatie
Bij de implementatie is ook gekeken naar de samenwerking met de leasemaatschappij. Samen hebben Ivy Global en de leasemaatschappij geregeld dat het WeGo-systeem direct in nieuwe auto’s kan worden ingebouwd.
Daardoor worden nieuwe voertuigen inclusief het systeem afgeleverd en kunnen ze na oplevering direct worden ingezet. Ivy Global hoeft dit niet voor iedere nieuwe auto afzonderlijk te organiseren.
Eenvoudig een poolauto reserveren en gebruiken
Voor medewerkers moet het gebruik van een poolauto vooral makkelijk zijn. Chris, een van de gebruikers bij Ivy Global, vertelt hoe hij WeGo in de praktijk gebruikt.
Hij reserveert meestal vooraf een auto via de app. Op de dag zelf fietst hij naar de auto en kan hij vertrekken. Na zijn werk brengt hij de auto terug naar de locatie, beëindigt hij de reservering in de app en is het voertuig weer beschikbaar voor een volgende gebruiker.
Ook wanneer plannen onverwacht veranderen, biedt dat flexibiliteit.
Zo werd Chris op een middag gebeld met de vraag of hij nog iets op kantoor kon afmaken. Dankzij WeGo kon hij direct via zijn telefoon een reservering maken. Hij hoefde daarvoor niet eerst langs kantoor om vervoer te regelen, maar kon rechtstreeks naar de auto fietsen en vertrekken.
Dat is precies het gemak dat wisselende bestuurders nodig hebben: zelfstandig een voertuig kunnen reserveren wanneer het nodig is.
Meer inzicht in de bezetting van het wagenpark
Naast het gemak voor medewerkers levert WeGo waardevolle inzichten op voor Bram als wagenparkbeheerder.
Via de rapportages krijgt hij inzicht in de bezetting van de voertuigen en de bijbehorende ritgegevens. Daarmee kan hij beter inschatten hoeveel auto’s Ivy Global daadwerkelijk nodig heeft.
Worden vrijwel alle auto’s iedere dag gebruikt? Dan kan dat een aanleiding zijn om het wagenpark uit te breiden. Staan er juist regelmatig auto’s stil? Dan kan Ivy Global bij een volgende leasetermijn bekijken of er met minder voertuigen gewerkt kan worden.
Beslissingen over de omvang van het wagenpark worden daarmee steeds meer gebaseerd op daadwerkelijk gebruik in plaats van op gevoel.
De bezettingsrapportages en ritgegevens helpen om het wagenpark beter af te stemmen op de mobiliteitsbehoefte van de organisatie.
Klaar voor verdere groei
Ivy Global is inmiddels gegroeid naar ongeveer 20 auto’s. De ambitie is om verder uit te breiden, mogelijk naar 40 auto’s of meer.
Met die groei neemt ook de behoefte aan overzichtelijk wagenparkbeheer toe. Er komen mogelijk meer locaties bij en er moet ruimte zijn voor zowel voertuigen met een vaste standplaats als auto’s die flexibeler worden ingezet.
De mogelijkheden binnen het WeGo-platform sluiten aan op die ontwikkeling. Zo kan Ivy Global het wagenpark verder uitbreiden en de inrichting aanpassen aan de veranderende mobiliteitsbehoefte.
Wat levert WeGo Ivy Global op?
De samenwerking met WeGo helpt Ivy Global om mobiliteit overzichtelijker en flexibeler te organiseren.
-
Minder gedoe met sleutels: medewerkers kunnen zelfstandig voertuigen reserveren en openen via de app.
-
Automatische ritregistratie: ritgegevens worden bijgehouden zonder dat medewerkers dit handmatig hoeven te registreren.
-
Meer overzicht per locatie: voertuigen en gebruikers kunnen per locatie worden gegroepeerd.
-
Inzicht in bezetting: rapportages laten zien hoe intensief de voertuigen worden gebruikt.
-
Onderbouwde keuzes: gebruiksgegevens helpen bij beslissingen over uitbreiding of verkleining van het wagenpark.
-
Ruimte om te groeien: het platform kan meegroeien met het aantal voertuigen en locaties.
Ook jouw wagenpark slimmer organiseren?
Heeft jouw organisatie te maken met wisselende bestuurders, meerdere werklocaties of voertuigen die niet altijd optimaal worden benut? Dan kan slimmer wagenparkbeheer veel verschil maken.
Met WeGo regel je reserveringen, toegang en ritregistratie vanuit één platform. Zo maak je het gebruik van poolauto’s eenvoudiger voor medewerkers en houd je als organisatie grip op je wagenpark.
Benieuwd wat WeGo voor jouw organisatie kan betekenen?
