Für viele Organisationen basiert das Management eines gemeinsamen Fahrzeugpools noch immer auf festen Standorten, eingeschränkten Öffnungszeiten und manueller Schlüsselverwaltung. Auch bei King County in Seattle war dies lange Zeit die Realität. Mit tausenden Mitarbeitenden und einem großen Einsatzgebiet stieß das bestehende System zunehmend an seine Grenzen.
Durch eine schrittweise Modernisierung transformierte King County seinen Motorpool in eine vollständig automatisierte, schlüssellose Lösung mit 24/7-Zugang. Das Ergebnis: höhere Effizienz, mehr Flexibilität und eine deutlich bessere Fahrzeugauslastung.
Ausgangssituation: ein Standort und feste Öffnungszeiten
Der zentrale Motorpool von King County versorgt mehr als 800 Mitarbeitende mit einer Flotte von 30 Fahrzeugen. Ursprünglich konnten diese Fahrzeuge ausschließlich an einer einzigen Garage in der Innenstadt von Seattle abgeholt werden.
Dies führte zu klaren operativen Einschränkungen. Mitarbeitende mussten ihren Arbeitstag an die Öffnungszeiten der Garage anpassen, die morgens öffnete, mittags schloss und am frühen Nachmittag wieder dicht machte. Außerhalb dieser Zeiten war kein Fahrzeugzugang möglich.
Für eine Organisation, die in einem Gebiet von rund 2.300 Quadratmeilen (ca. 6.000 km²) tätig ist, hatte dies erhebliche Auswirkungen. Außendienstmitarbeitende konnten nicht früh genug starten, um entlegene Einsatzorte zu erreichen, während Mitarbeitende in Spätschichten überhaupt keinen Zugriff auf Fahrzeuge hatten. Zusätzlich lief die gesamte Koordination über eine zentrale Stelle, was zu Verzögerungen und Ineffizienzen führte.
Der erste Schritt: Digitalisierung des Schlüsselmanagements
Um diese Einschränkungen zu lösen, begann King County 2007 mit der Digitalisierung des Schlüsselmanagements durch elektronische Schlüsselschränke. Mitarbeitende konnten Fahrzeugschlüssel mithilfe eines Zugangscodes entnehmen und so auch außerhalb der Öffnungszeiten auf Fahrzeuge zugreifen.
Obwohl dies eine deutliche Verbesserung darstellte, entstanden neue Herausforderungen. Zugangscodes wurden geteilt oder gingen verloren, und die Abhängigkeit von Netzwerkverbindungen führte gelegentlich zu Ausfällen. Zudem war weiterhin physische Infrastruktur an jedem Standort erforderlich.
Vom Schlüssel zur fahrzeugbasierten Technologie
Im Jahr 2011 ging King County den nächsten Schritt und integrierte Technologie direkt in die Fahrzeuge. In dieser Phase wurde Invers-Hardware in den Fahrzeugen eingesetzt, die mit der WeGo-Plattform für Zugang, Verwaltung und Monitoring verbunden ist. Dadurch wurde schlüsselloser Zugang ermöglicht und gleichzeitig die Transparenz über Nutzung und Standort verbessert.
Da diese Lösung nicht mehr von stationärer Infrastruktur abhängig war, konnte die Flotte flexibler eingesetzt werden. Fahrzeuge wurden an mehreren Standorten außerhalb der zentralen Garage verfügbar gemacht. Was als Pilotprojekt begann, wurde schnell auf eine größere Flotte ausgeweitet.
Der Durchbruch: vollständig schlüssellos und app-basiert
Der entscheidende Wandel erfolgte 2022 mit der Umstellung auf eine vollständig cloudbasierte Lösung in Kombination mit der Plattform von WeGo.
Ab diesem Zeitpunkt änderte sich die Nutzererfahrung grundlegend. Mitarbeitende reservieren Fahrzeuge über die App, gehen zum Fahrzeug und entsperren es per Bluetooth. Schlüssel, Zugangscodes und physische Übergabepunkte wurden vollständig aus dem Prozess entfernt.
Da der Zugang direkt per Bluetooth zwischen Smartphone und Fahrzeug erfolgt, funktioniert das System auch in Bereichen ohne Mobilfunkempfang, beispielsweise in Tiefgaragen. Zudem ist jedes Fahrzeug an eine aktive Reservierung gekoppelt, was zusätzliche Sicherheit und Kontrolle gewährleistet.
Was sich in der Praxis verändert hat
24/7-Fahrzeugzugang
Die unmittelbarste Veränderung war die Verfügbarkeit. Fahrzeuge sind nun rund um die Uhr zugänglich, wodurch Mitarbeitende deutlich flexibler arbeiten können.
Ausbau auf mehrere Standorte
Da keine betreuten Schlüsselstellen mehr erforderlich sind, konnte King County von einem zentralen Standort auf fünf Standorte erweitern. Fahrzeuge lassen sich dadurch näher am tatsächlichen Bedarf positionieren.
Datengestützte Flottenoptimierung
Alle Fahrzeuge sind mit Technologie ausgestattet, die Echtzeitdaten zu Standort, Nutzung und Fahrten liefert. Flottenmanager verfügen dadurch über vollständige Transparenz und können die Flotte aktiv optimieren. Fahrzeuge können sogar noch am selben Tag basierend auf der Nachfrage umpositioniert werden.
Kein Schlüsselmanagement mehr
Der gesamte Prozess der Schlüsselverwaltung entfällt. Schlüssel verbleiben im Fahrzeug, wodurch Ausgabe-, Rückgabe- und Verwaltungsprozesse vollständig entfallen.
Effizientere Personalressourcen
Die Rolle des Flottenmanagements hat sich stark verändert. Statt operativer Schlüsselprozesse stehen heute Fahrzeugchecks, Nutzerunterstützung und Flottenoptimierung im Fokus – vieles davon direkt über das Smartphone steuerbar.
Einführung: von Skepsis zu Vertrauen
Wie bei jeder Veränderung war auch hier anfänglich eine gewisse Zurückhaltung bei den Nutzern vorhanden. Daher setzte King County stark auf Schulung und Change Management. Mitarbeitende wurden über verschiedene Formate unterstützt, darunter virtuelle Trainings, Videomodule und QR-Codes in den Fahrzeugen mit direktem Zugriff auf Anleitungen.
Dieser Ansatz erwies sich als erfolgreich. Bereits fünf Monate nach dem Rollout lag die Nutzerzufriedenheit bei 95 %. Heute erfolgt der Zugriff nahezu vollständig über die mobile App.
Der nächste Schritt: Skalierung der Transformation
Der zentrale Motorpool ist Teil einer umfassenderen Mobilitätsstrategie. Innerhalb der Organisation bestehen weiterhin zahlreiche kleinere Fahrzeugpools, die jeweils separat verwaltet werden und häufig eine geringe Auslastung aufweisen.
Durch die Analyse von Telematikdaten identifiziert King County Konsolidierungspotenziale und prüft, wo das schlüssellose Modell weiter ausgerollt werden kann. Ziel ist eine langfristige Transformation hin zu einer effizienteren, stärker zentralisierten Flottenstruktur.
Fazit
Die Entwicklung von King County zeigt, wie ein klassischer Motorpool schrittweise zu einem vollständig flexiblen, zukunftsfähigen Mobilitätssystem transformiert werden kann.
Durch eine konsequente Digitalisierung und den Übergang zu einer vollständig schlüssellosen, app-basierten Lösung konnte die Organisation erreichen:
- 24/7-Fahrzeugverfügbarkeit
- höhere Flottenauslastung
- reduzierte operative Komplexität
- gesteigerte Nutzerzufriedenheit
Eine Transformation, die nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern auch die Grundlage für zukünftige Skalierung und Optimierung schafft.
Hier die vollständige Case Study ansehen: Case Study King County
