Efficiënt gebruik van bedrijfswagenparken met WeGo; een gedetailleerde analyse

De afgelopen tijd zijn wij met een aantal zakelijke klanten eens diep in de gebruiksdata gedoken van hun gedeelde vloot met voertuigen. Die gedeelde vloot bestaat steeds vaker uit auto’s gecombineerd met fietsen. De klanten waar deze analyses nu uitgevoerd zijn, hebben vrij veel voertuigen verdeeld over meerdere locaties.

Onze klanten kunnen de data natuurlijk ook zelf uit het WeGo platform halen maar data en rapportages bekijken is nog niet hetzelfde als daarmee ook operationele beslissingen nemen. Daar zijn we bij gaan helpen.

Dus de data analist van WeGo is samen met de klant en Business Intelligence (BI) tools, allerlei dwarsdoorsneden van de data gaan analyseren. Bij elke klant is het net weer even anders wat belangrijk is. Dus daar komt de flexibiliteit van BI tools goed van pas.

Datagestuurde optimalisatie voor meer efficiëntie, welke aspecten zijn belicht?

• Uiteraard de bezetting van de pool met voertuigen. Zijn er op locaties voertuigen te kort en op andere teveel, dan kunnen voertuigen beter verplaatst worden.
• Maar niet alleen de bezetting, ook de efficiëntie van reserveringen wordt bekeken. Blijkt dat sommige gebruikers steeds een voertuig een hele dag reserveren en rijden slechts 1 uur, of dat het voertuig alleen de 2^e helft van de dag gebruikt wordt, dan is de efficiëntie van die reservering natuurlijk erg laag. Met medewerkers die dit doen worden daar door de werkgever op aangesproken want het betreffende voertuig had die dag door meerdere personen gebruikt kunnen worden.
  Bij de ene klant zien we dan een efficiëntie van bijvoorbeeld 15% (erg laag), maar er zijn ook klanten die een reserveringsefficiëntie van 75% bereiken (erg hoog). Bij een uur rijden begin van de dag en een uur rijden einde dag en in de tussentijd ergens op locatie zijn voor werk, is natuurlijk ook een lage efficiëntie maar wel bedoeld gebruik.
  Je kan dus niet zomaar naar alleen een getal kijken. Je moet kijken hoe de “rijblokjes” verdeeld zijn over de reserveringtijd. Zo doen we dat dan ook met klanten samen en die zijn daar erg blij mee. Uiteindelijk zorgt dat ervoor dat er meer mobiliteit bereikt kan worden met de vloot aan voertuigen die er al is. Efficiënter gebruik van ‘assets’ die er al zijn zorgt natuurlijk voor lagere kosten.
• Ook wordt er gekeken naar wie de ‘veel-gebruikers’ zijn en wie nog bijna ‘niet-gebruiker’ zijn. Soms zijn daar goede redenen voor, maar soms kan wat uitleg en promotie er ook voor zorgen dat ook de ‘weinig-gebruikers’ gemotiveerd worden om de beschikbare pool aan deelvoertuigen te gebruiken.
• En ja, ook wordt gekeken naar personen die steeds hun reserveringstijd overschrijden of hun reservering niet afsluiten. Het zijn vaak dezelfde personen die dat doen. Maar de volgende gebruiker heeft daar last van, want die kan dan niet op tijd vertrekken. De personen die dit gedrag vertonen worden dan geholpen om de reserveringen van voertuigen beter te gebruiken. Uiteindelijk is het doel van de werkgever om de dure ‘assets’ voor mobiliteit zo efficiënt mogelijk te gebruiken en verspilling tegen te gaan. Mobiliteit staat tenslotte in de top 3 van kostenposten bij de meeste organisaties.

Het WeGo platform en de mensen bij WeGo helpen werkgevers om efficiënt gebruik van de vloot te realiseren. Klanten blijken daar zodanig blij mee te zijn dat er de wens is om elke 3 maanden samen naar gebruiksdata van de gedeelde vloot voertuigen te kijken.

Verbetering van onderhoud en kilometerbeheer

Daarnaast wordt de voertuigdata uit het WeGo platform ook gebruikt om in het platform onderhoudsreserveringen in te plannen. De garage en schoonmaak contractors kunnen zo met de WeGo app zelf de auto ophalen of alleen de deuren openen. Ook dat scheelt tijd en dus kosten.

In de WeGo app kunnen gebruikers aangeven of er iets aan de hand is met het voertuig (schade, onderhoud, schoonmaken e.d.), zodat een voertuig niet tijden lang ongebruikt blijft staan zonder dat iemand het weet. Uit de gebruiksdata van het voertuig volgt dit ook wel maar de meldingen in de app zijn meestal eerder, waardoor een voertuig snel weer gebruiksklaar is.

De kilometerstanden worden in de gaten gehouden ten opzichte van de condities in de leasecontracten. Zodat niet de ene auto ver over de ‘leasekilometers’ heen gaat en bijbetaald moet worden en een andere auto ver onder de ‘leasekilometers’ blijft, waar je niet zoveel voor terugkrijgt. Het veel of weinig gebruik van de ene auto ten opzichte van de andere heeft vaak ook een diepere oorzaak die onderzocht wordt. Is het wel een geschikte auto voor de doelgroep, is de locatie wel goed? Of zijn er teveel auto’s op de locatie?

Duurzame mobiliteit en CO2 uitstoot

De automatische ritregistratie in het WeGo platform is er natuurlijk voor de belastingdienst maar belangrijker voor de werkgever is om te kijken welke ritten nu veel gemaakt worden en waarom dat dan is. Hoe vaak, wanneer, waarheen en hoelang zijn die ritten? Zijn die ritten echt nodig? En ook zo vaak? Zijn er meerdere voertuigen die tegelijk naar dezelfde bestemming gaan? Kunnen mensen met elkaar meerijden? Kan een deel van de ritten wellicht met fiets of e-bike? Door hier goed naar te kijken kunnen ritten bespaard worden of met de fiets gedaan worden. Ook dat is goed voor efficiënt gebruik van een vloot, bespaart weer kosten en zorgt voor minder CO2 uitstoot. Uit de ritregistratie kan natuurlijk de CO2 uitstoot berekend worden van alle ritten van alle soorten voertuigen.

Met deze berichtgeving willen we graag laten zien dat WeGo met het platform, de betrokken medewerkers en de analyses, van toegevoegde waarde kan zijn voor het efficiënt gebruik van bedrijfsvloten. Wanneer dit interessant voor u is, komen we graag in contact.

Neem contact op