Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied digitaliseert vlootgebruik en -beheer

De zakelijke mobiliteitsbehoefte op een efficiënte manier invullen: voor veel werkgevers is dat een behoorlijke opgave. Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers beschikking hebben over voldoende passende reisopties voor hun externe afspraken, zonder daarbij onnodig veel geld uit te geven aan ongebruikte mobiliteit?

Door de veranderde omstandigheden hebben veel bedrijven en organisaties zich tijdens de coronapandemie (opnieuw) gebogen over dit vraagstuk. Zo ook de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. En die besloot dat het tijd was om een nieuwe weg in te slaan.

Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied

Medewerkers van omgevingsdiensten zijn veel op pad. Zij zien erop toe dat alle partijen in hun werkgebied voldoen aan de (wettelijke) verplichtingen op het gebied van milieu, bodem en bouw. Een groot deel van de activiteiten bestaat dan ook uit het bezoeken van bedrijven en organisaties om advies te geven, onderzoek te doen of een inspectie uit te voeren.

Dat geldt ook voor de medewerkers van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG), die voor hun bezoeken gebruik kunnen maken van een poolauto uit de bedrijfsvloot. Dat gebeurde voorheen op de traditionele manier. Had een medewerker een auto nodig, dan belde hij of zij met een collega van de afdeling Facilitair. De betreffende collega controleerde de beschikbaarheid, verwerkte de reservering handmatig in de backoffice en vóór zijn of haar afspraak haalde de medewerker de autosleutel op bij de receptie.

De medewerker hield zelf de gereden kilometers bij voor belastingdienst, leverde de sleutel weer in bij de receptie en gaf het aantal gereden kilometers door, die vervolgens handmatig werden geregistreerd in de backoffice.

Uitdagingen

Veel bedrijven en organisaties gebruiken hun poolauto’s nog op deze traditionele manier. Bij de OD NZKG bracht deze werkwijze de nodige uitdagingen met zich mee. Allereerst kost deze manier van reserveren en gebruiken van poolauto’s behoorlijk veel tijd, en ook nog eens de tijd van twee medewerkers. Daarnaast, omdat alle handelingen en administratie handmatig gebeurden, werden er ook wel eens foutjes gemaakt. Het kwam bijvoorbeeld voor dat medewerkers op het laatste moment geen auto ter beschikking hadden, omdat een collega vertraagd was en dit niet had doorgegeven. Ook raakten met regelmaat sleutels kwijt of werden ze per ongeluk mee naar huis genomen.

Dat er bij deze werkwijze af en toe fouten worden gemaakt, is begrijpelijk, maar ook vervelend. Het leidt in de praktijk vaak tot tijdverlies, extra werk en irritatie. Of erger, gemiste afspraken of problemen in de planning.

Meer thuiswerken

Naast de behoefte om processen te optimaliseren, speelde ook corona een belangrijke rol. Net als bij veel andere organisaties ging men bij de OD NZKG tijdens de pandemie meer thuiswerken. Een poolauto gebruiken voor externe afspraken werd daardoor lastiger, want daarvoor moest de medewerker alsnog naar kantoor toe komen. Evenals iemand van Facilitair die de autosleutels beheert.

“Vanwege het hybride werken ontstond bij ons de behoefte om tijd- en plaatsonafhankelijk gebruik te maken van de bedrijfsvoertuigen, zonder eerst naar kantoor te moeten komen om de autosleutel op te halen,” vertelt Linda Bierman, Beleidsmedewerker Facilitair bij de omgevingsdienst. “We wilden een oplossing waarmee collega’s op eigen gelegenheid, op een aantal plekken in ons werkgebied, een voertuig kunnen reserveren en gebruiken.”

Op zoek naar een oplossing

Na het in kaart brengen van de wensen ging de omgevingsdienst via een aanbesteding op zoek naar de meest geschikte oplossing en aanbieder. De gewenste oplossing: een systeem dat het gebruik van fysieke autosleutels overbodig maakt en dat medewerkers in staat stelt om volledig zelfstandig een voertuig te reserveren en in gebruik te nemen.

Een aantal zaken waren hierbij van belang. Bijvoorbeeld dat het systeem de flexibiliteit moet bieden om verschillende opties en rechten te kunnen instellen voor verschillende groepen gebruikers. Dat maakt het voor de omgevingsdienst mogelijk om de toepassing per team af te stemmen op specifieke behoeften/beleidsregels, en de oplossing organisatiebreed in te zetten.

De technologie moet daarnaast eenvoudig te gebruiken zijn. Logisch, maar ook heel belangrijk. De introductie van een nieuwe werkwijze kan altijd spannend gevonden worden. Vooral als daar nieuwe technologie bij komt kijken en men weinig werkt met computers, smartphones of andere technologie. De organisatie wil dat álle medewerker gemakkelijk en prettig gebruik kunnen maken van de poolauto’s en heeft daarom extra gelet op de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing.

Een ander belangrijk punt vormde de samenwerking met de aanbieder. De omgevingsdienst had nog niet eerder gewerkt met een carsharing platform, dus deze manier van poolautogebruik (corporate carsharing, of zakelijk autodelen) is volledig nieuw. Net als het voorlichten, begeleiden en ondersteunen van de medewerkers in deze nieuwe werkwijze. Er is daardoor veel behoefte aan een partner die goed meedenkt, ondersteunt tijdens de opstartfase en ook daarna klaarstaat voor de nodige support.

WeGo als beste uit de bus

Uiteindelijk heeft OD NZKG voor WeGo gekozen als technologiepartner. Linda: “Er zijn andere partijen overwogen, maar uiteindelijk is WeGo als beste partij naar voren gekomen. Dat was onder andere vanwege het grote voordeel dat heel veel aan te passen is aan de persoonlijke voorkeur. Wij willen bijvoorbeeld diverse groepen kunnen aanmaken, waarbij iedere groep weer andere richtlijnen krijgt om een auto te reserveren. De ene groep kan, bijvoorbeeld, een reservering maken van maximaal 24 uur, de andere van maximaal 5 dagen. Ook was de gebruiksvriendelijkheid van WeGo heel prettig.”

De gehele vloot van elektrische en hybride voertuigen is inmiddels aangesloten op het WeGo platform. Dat betekent dat de medewerkers nu geheel zelfstandig via hun telefoon een poolauto kunnen reserveren, openen en sluiten. Via dezelfde app kunnen ze ook heel gemakkelijk de reservering verlengen als een afspraak uitloopt (zodat een collega niet de auto kan boeken en ‘misgrijpt’) en eventuele voertuigschade registreren. Tegelijkertijd hebben de wagenparkbeheerders volledige zicht op en controle over het poolautogebruik dankzij een uitgebreide beheeromgeving in de cloud.

De toekomst

Het digitale poolautogebruik bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied zit nu nog in de opstartfase, maar is al in volle gang. WeGo heeft het implementatietraject gedaan, waarbij nauw contact is geweest met de omgevingsdienst. Dat is volgens Linda goed bevallen: “Tijdens de implementatie zijn we goed geholpen, en nog steeds! De collega’s van WeGo staan altijd voor ons klaar.”

Op dit moment worden er nog medewerkers wegwijs gemaakt in de wereld van corporate carsharing. Daar wordt de nodige tijd en aandacht aan geschonken. De organisatie is veel aan het uitproberen en de collega’s aan het laten wennen. Dit is altijd onderdeel van een traject waarbij je nieuwe tools en een nieuwe werkwijze introduceert. WeGo blijft doorlopend betrokken om te assisteren waar het kan.

Ondertussen worden de eerste voordelen al zichtbaar. Zo is de werkdruk binnen het team Facilitair al duidelijk afgenomen, doordat medewerkers nu zelf verantwoordelijk zijn voor het reserveren en gebruiken van de bedrijfsvoertuigen. Dat is een mooi resultaat! Zodra alle medewerkers volledig gewend zijn geraakt aan deze nieuwe manier van poolauto’s gebruiken, zijn wij er bij WeGo van overtuigd dat niemand meer terug wil naar de oude situatie. Digitaal poolautogebruik is namelijk flexibel, efficiënt, duurzaam en helemaal van deze tijd!