Hoe goed kent u uw wagenpark?

Steeds weer valt het ons op: Veel wagenparkbeheerders kennen de werkelijke kosten van hun wagenpark niet. Vaak worden die kosten beschreven aan de hand van “ruwe schattingen”.

Toch is het belangrijk te weten wat het wagenpark kost per voertuig, per persoon of per afdeling in een bepaalde tijdsperiode (dag/week/maand/jaar). Want alleen dan kunnen beheerders effectief het gebruik van de vloot monitoren en mogelijke besparingen signaleren.

Vlootkosten: variabele en vaste kosten

De vlootkosten bestaan uit een combinatie van variabele en vaste kosten. Het gaat bijvoorbeeld om lease- of huurkosten, verzekeringen, personeelskosten, voertuigbelastingen, onderhoud, schadeherstel, banden en brandstof – om er een aantal te noemen.

Vooral variabele kosten worden vaak niet gebudgetteerd. Stijgende exploitatiekosten van het wagenpark zijn dan ook een doorn in het oog van het management. Dat leidt ertoe dat wagenparkbeheerders al snel onder druk komen te staan om de kosten te drukken, de administratieve processen te optimaliseren om zelfs het kleinste lek in het wagenparkbudget te vinden.

Voor veel wagenparkbeheerders vormt dit ontdekken van optimalisatiekansen een grote uitdaging. De reden: veel administratieve processen worden nog steeds handmatig beheerd in Excel-spreadsheets en zijn weinig transparant.

Kent u uw werkelijke vlootkosten?

Willem Schonewille, Managing Director en Sales Manager van WeGo Carsharing GmbH, hoort in gesprekken met wagenparkheerders en directieleden vaak dezelfde antwoorden als hij vraagt naar de kosten van hun wagenpark. “Om en nabij zo’n xx.xxx EUR per maand” of “Als vuistregel… schat ik ca. xxx.xxx EUR per jaar”.

“Het verbaast me telkens weer dat veel wagenparkbeheerders de kosten van hun eigen wagenpark niet precies kunnen kwantificeren. Meestal zijn de leasetarieven nog wel bekend, soms ook de kosten van de verzekering, maar daarna wordt het vaak ondoorzichtig”, zegt Schonewille.
En toch kan het zo simpel zijn…

Creëer transparantie en verlaag uw vlootkosten met WeGo

Als u geld wilt besparen op uw wagenpark, is het essentieel om een overzicht hebben van alle kostenposten. Kennis van de cijfers maakt niet alleen de dagelijkse managementactivteiten gemakkelijker, maar maakt het ook gemakkelijker om besparingsmogelijkheden te ontdekken.

Doorgaans dient de kostprijsadministratie als een belangrijke basis om precies te berekenen hoeveel het kost om een voertuig uit de eigen bedrijfsvloot te gebruiken.

Er zijn veel manieren om de kosten van het wagenpark te verlagen. Naast bewust en efficiënt tanken, regelmatig inplannen van onderhoudsbeurten,onderhandelen over leasetarieven en het vergelijken van verzekeringen, loont het ook zeker de moeite om gebruik te maken van wagenparksoftware. Dergelijke software vereenvoudigt en automatiseert veel administratieve werkzaamheden, waardoor flink bespaard kan worden op personeelskosten.

De softwareoplossing van WeGo Carsharing Solutions automatiseert en digitaliseert processen waaraan wagenparkbeheerders veel tijd kwijt zijn, zoals:

• Het verwerken van voertuigreserveringen
• Uitgifte en inname van sleutels (sleutelbeheer)
• Een ritregistratie bijhouden voor de belastingdienst
• Toewijzen van voertuigschade of boetes
• Rijbewijscontrole
• Rapportages maken
• Boeken van ritten op kostenplaats
• Versturen van facturen

Daarnaast geeft de WeGo-software een gedetailleerd inzicht in het gebruik van de aangesloten voertuigen. Met behulp van de verschillende rapportagemogelijkheden kan de bezettingsgraad van de voertuigen nauwkeurig worden geanalyseerd, zodat de wagenparkbeheerder op basis van data kan bepalen of de voertuigen voldoende worden gebruikt en benodigd zijn of dat de omvang van het wagenpark eventueel verkleind kan worden.

Tijd is geld

De eerder genoemde activiteiten vormen een tijdrovende administratieve klus die niet onderschat moet worden. De mobiliteitsoplossing van WeGo vereenvoudigt processen en zorgt daardoor voor significante tijdsbesparingen. Zo profiteert de afdeling die zich bezighoudt met het wagenparkbeheer van minder administratieve werkzaamheden.

Maar hetzelfde geldt voor de werknemers die de voertuigen gebruiken. Die besparen op hun beurt een hoop tijd doordat zij alles eenvoudig zelfstandig kunnen doen en regelen via een app op hun telefoon. Denk aan:

• De beschikbaarheid van voertuigen bekijken
• Het reserveren van een voertuig
• Het openen en sluiten van het voertuig (het ophalen en inleveren van een fysieke sleutel is niet meer nodig)
• De voertuigstatus zien en updaten (schade / schoon / accuniveau)

Daarnaast is rittenregistratie volledig geautomatiseerd. Men hoeft dus niet meer handmatig de gereden kilometers bij te houden in een boekje.

Zakelijk autodelen: het kostenbesparende carsharing model voor bedrijven

Een andere manier om de wagenparkkosten omlaag te brengen die niet over het hoofd gezien moet worden, is het toepassen van corporate carsharing (zakelijk autodelen). Ook dit kan volledig via het WeGo platform.

Bij zakelijk autodelen stellen bedrijven hun wagenpark ter beschikking aan alle (of een bepaalde groep) werknemers – ook voor privégebruik. Het systeem brengt privéritten automatisch en rechtstreeks bij de werknemer in rekening. De inkomsten uit die privéritten kunnen daardoor verrekend worden met de lease- en/of verhuurkosten van de betreffende vertuigen.

Corporate carsharing draagt dus niet alleen bij tot lagere wagenparkkosten, maar stimuleert ook het gebruik van duurzame mobiliteit onder de werknemers. En dat zou tegenwoordig bij elke onderneming een prioriteit moeten zijn.