Wie gut kennen Sie Ihren Fuhrpark?

Es fällt immer wieder auf: Viele Fuhrparkverantwortliche kennen die konkreten Kosten ihres Fuhrparks nicht. Fragen nach den Kosten werden meist mit „so Pi mal Daumen“ beantwortet.

Dabei ist es wichtig zu wissen, was der Fuhrpark pro Fahrzeug, pro Person oder pro Abteilung in einem definierten Zeitraum (Tag/Woche/Monat/Jahr) kostet. Und warum ist das wichtig? Um die Auslastung der Flotte im Blick zu haben und um mögliches Einsparungspotenzial zu erkennen.

Fuhrparkkosten: Variable und fixe Kosten

Fuhrparkkosten bestehen aus einer Mischung von variablen und fixen Kosten. Darunter fallen beispielsweise Leasing- oder Mietkosten, Versicherungen, Personalkosten, KFZ-Steuern, Instandhaltungskosten, Autobahngebühren, Kraftstoffkosten, Reparatur und Reifen – um nur ein paar zu nennen.

Gerade die variablen Kosten tragen oftmals zu außerplanmäßigen Budgetausgaben bei. Erhöhte Fuhrpark-Betriebskosten sind deswegen meist ein Dorn im Auge der Geschäftsleitung. Fuhrparkleiter geraten infolgedessen schnell einmal unter Druck, müssen Kosten senken und Verwaltungsprozesse optimieren um ggfs. auch die kleinste undichte Stelle im Fuhrparkbudget ausfindig zu machen.

An diesem Punkt stoßen die meisten Fuhrparkleiter an ihre Grenzen, denn viele Verwaltungsprozesse werden noch manuell in Excel-Tabellen geführt und bieten keinerlei Transparenz.

Kennen Sie Ihre Fuhrparkkosten denn genau?

Willem Schonewille, Geschäftsführer und Vertriebsleiter der WeGo Carsharing GmbH, stößt bei der Frage nach den konkreten Kosten des firmeneigenen Fuhrparks oft auf die gleichen Antworten: „So ungefähr… ca. xx.xxx EUR im Monat“ oder „Pi mal Daumen… schätze ich ca. xxx.xxx EUR pro Jahr“.

„Es überrascht mich immer wieder aufs Neue, dass viele Fuhrparkverantwortliche die Kosten ihres eigenen Fuhrparks nicht genau beziffern können. Meist sind die Leasingraten noch bekannt, eventuell auch die Kosten der Versicherung, aber danach wird es in der Regel undurchsichtig“ so Schonewille.

Dabei könnte es doch so einfach sein …

Mit WeGo Transparenz schaffen und Fuhrparkkosten senken

Wer im Fuhrpark sparen möchte, sollte unbedingt den Überblick über alle Bereiche haben, in denen Gelder ausgegeben werden. Denn wer seine Zahlen kennt, macht sich nicht nur den Alltag leichter, sondern kann Einsparungspotentiale einfacher identifizieren.

Typischerweise dient die Kostenträgerrechnung als wichtige Grundlage um genau zu kalkulieren, wie viel der Einsatz eines bestimmten Fahrzeuges des firmeneigenen Fuhrparks kostet.

Es gibt viele Möglichkeiten um Fuhrparkkosten zu senken. Neben gezieltem Tanken, dem Einhalten von Inspektionsterminen, dem Verhandeln von Leasingraten und dem Abgleich von Versicherungen, lohnt sich auch der Einsatz einer Fuhrpark-Software, die viele Verwaltungsaufgaben erleichtert und somit Personalkosten spart.

Die Software-Lösung von WeGo Carsharing Solutions automatisiert und digitalisiert Prozesse, die für Fuhrparkverantwortliche einen großen zeitlichen Verwaltungsaufwand bedeuten, wie zum Beispiel:

• Das Reservieren von Fahrzeugen
• Schlüsselübergaben
• Das Führen eines Fahrtenbuchs
• Das Zuordnen von Fahrzeugschäden oder Bußgeldern
• Führerscheinkontrollen
• Das Erstellen von Reportings
• Das Zuordnen von Kostenstellen pro Abteilung
• Das Ausstellen von Abrechnungen

Zusätzlich gewährt die WeGo Software einen detaillierten Einblick in die Auslastung der angeschlossenen Fahrzeuge. Durch gezielten Einsatz der verschiedenen Reporting-Optionen lässt sich der Nutzungsgrad der jeweiligen Fahrzeuge genau analysieren – somit kann der Fuhrparkverantwortliche feststellen, ob alle Fahrzeuge ausreichend genutzt und benötigt werden oder ob ggfs. Fahrzeuge des Fuhrparks sogar reduziert werden können.

Time is money

Die oben genannten Tätigkeiten stellen einen zeitlichen Verwaltungsaufwand dar, der nicht zu unterschätzen ist. Die WeGo Mobilitätslösung vereinfacht nicht nur Prozesse, sondern spart auch Zeit. Nicht nur die Fuhrparkabteilung profitiert von der Zeitersparnis durch reduzierten Verwaltungsaufwand, auch für die Mitarbeitern erschließen sich viele Vorteile, die sich zeitsparend auswirken und die Fuhrparkabteilung entlasten:

• Das Einsehen der Fahrzeugverfügbarkeit (per Smartphone App)
• Einfaches und bequemes reservieren von Fahrzeugen rund um die Uhr
• Das Öffnen/Schließen der Fahrzeuge per App
• Meldung des Fahrzeugstatus (Beschädigung/ Sauberkeit/ Ladestand)
• Automatisierte Erfassung der gefahrenen Kilometer

Corporate Carsharing: Das kostensparende Carsharing-Modell für Unternehmen

Eine weitere und nicht außer Acht zu lassende Möglichkeit, um Fuhrparkkosten zu minimieren, ist ein unternehmensinternes Carsharing-Modell.

Unternehmen stellen allen (oder ausgewählten) Mitarbeitern den firmeneigenen Fuhrpark zur Verfügung – auch zur privaten Nutzung. Private Fahrten werden direkt mit den Mitarbeitern automatisiert abgerechnet; somit können die Einnahmen durch Privatfahrten mit den Leasing- oder Mietkosten verrechnet werden.

Corporate Carsharing trägt demnach nicht nur zu reduzierten Fuhrparkkosten bei, sondern fördert grüne Mitarbeitermobilität… und dies sollte heutzutage im Interesse eines jeden Unternehmens sein.