Ein Leitfaden für Fuhrparkverantwortliche zur effektiven Fahrtenbuchführung – ODER: Wie Ihnen WeGo das Leben erleichtert

Als Fuhrparkverantwortlicher stehen Sie vor der Herausforderung, ein effektives Fuhrparkmanagement-System zu implementieren mit dem sich auch ein Fahrtenbuch digital verwalten lässt. Dieser Leitfaden wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, das passende System zu finden, die Herausforderungen der Fahrtenbuchführung zu bewältigen und den Prozess effizienter und stressfreier zu gestalten. Wir werden Ihnen praxisnahe Tipps vorstellen, die Ihnen als Fuhrparkverantwortlicher helfen, die Genauigkeit und Verwaltung Ihres Fahrtenbuchs zu verbessern.

1. Umfang der Fahrtenbuchführung reduzieren

Stellen Sie sicher, dass Sie ein System verwenden, das Ihnen ermöglicht, Fahrten automatisch zu erfassen und zu kategorisieren. Eine moderne Lösung, wie die von WeGo, bietet automatische GPS-Erfassung, um den manuellen Aufwand zu mindern und Ihnen Zeit und Ressourcen zu sparen.

2. Genauigkeit verbessern

Schulen Sie Ihre Fahrer über die Bedeutung einer genauen Fahrtenbuchführung und stellen Sie klare Richtlinien auf. Verwenden Sie eine digitale Lösung, die Fahrer unterstützt, indem sie automatische Kategorisierungen und Überprüfungen der erfassten Daten bietet, um Fehler zu minimieren.

Mit WeGo wird für jede Fahrt das Datum, der Abfahrts- und Zielort, der Kilometerstand und die Reisestrecke automatisch registriert. Lediglich die Namen der besuchten Geschäftspartner oder Kunden und der Reisezweck müssen vom Fahrer über die Nutzer-App manuell erfasst werden. Diese detaillierte Dokumentation gewährleistet eine lückenlose und rechtlich konforme Fahrtenbuchführung.

Unterscheidung von privaten und geschäftlichen Fahrten erleichtern: Das innovative Feature von WeGo

Wählen Sie eine Fahrtenbuchlösung, die Ihnen ermöglicht, private und geschäftliche Fahrten klar zu unterscheiden.

Bei WeGo geht die Unterscheidung von privaten und geschäftlichen Fahrten über eine einfache Kategorisierung hinaus. Eine herausragende Funktion von WeGo ist die Möglichkeit, innerhalb einer Buchung mehrmals zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten zu wechseln. Das bedeutet, dass ein Fahrzeug ganz regulär reserviert werden kann. Bei jeder erneuten Fahrtenaufnahme nach einer Pause und dem Entsperren des Fahrzeugs mit der Nutzer-App wird der Fahrer gefragt, ob es sich eine private oder geschäftliche Fahrt handelt.

Dieses innovative Feature ermöglicht eine noch präzisere Erfassung der Fahrten und trägt dazu bei, dass die Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten in Echtzeit erfolgt. Es eliminiert die Notwendigkeit, jede einzelne Fahrt manuell zu kategorisieren und minimiert potenzielle Fehler oder Vergesslichkeit seitens der Fahrer.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat am frühen Morgen einen wichtigen Kundentermin. Am Abend zuvor nimmt er ein Firmenfahrzeug mit nach Hause und erledigt auf dem Heimweg private Dinge. Am nächsten Morgen fährt er zum Kundentermin und mittags nimmt er einen weiteren privaten Termin wahr. Am Ende des Tages bringt er das Fahrzeug zurück zur Firma.

Mit WeGo ist es möglich, bei jedem neuen Fahrtantritt innerhalb einer bestehenden Reservierung genau zu erfassen, ob es sich um eine private oder geschäftliche Fahrt handelt. In diesem Beispiel würde der Fahrer das Fahrzeug nach dem privaten Termin am Abend als „private Fahrt“ kennzeichnen. Am nächsten Morgen wird der Fahrtantritt zum Kundentermin als geschäftliche Fahrt erfasst. Wenn der Mitarbeiter mittags zu einem privaten Termin fährt, kann er dies erneut entsprechend festhalten. Bei der Rückkehr zur Firma wird die Fahrt dann wieder als geschäftlich registriert.

Dieses flexible System ermöglicht es der Firma, je nach Vereinbarung, die privaten Fahrten in Rechnung zu stellen. Gleichzeitig werden geschäftliche Fahrten genau erfasst und den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. So sind alle Fahrtenbuchdaten akkurat, vollständig und entsprechen den rechtlichen Vorgaben.

3. Effiziente Verwaltung der Fahrtenbuchdaten

Entscheiden Sie sich für eine digitale Lösung, die eine zentrale Speicherung der Fahrtenbuchdaten in der Cloud ermöglicht. Dadurch haben Sie einen sicheren Zugriff auf die Daten, können diese leicht verwalten und bei Bedarf schnell aufbereiten.

4. Berichterstattung und Analyse optimieren

Nutzen Sie die Reporting-Funktionen Ihrer Fahrtenbuchlösung, um Daten für das Management oder das Finanzamt einfach und genau aufzubereiten. WeGo bietet die Möglichkeit, Fahrtenbuchdaten als PDF- oder Excel-Datei mit einer zeitlichen Definition für das Finanzamt zu generieren.

Mit diesen praktischen Tipps sind Sie nun besser gerüstet, um als Fuhrparkverantwortlicher effektiv Ihr Fahrtenbuch zu führen. Durch den Einsatz von WeGo können Sie den Aufwand reduzieren, die Genauigkeit verbessern und eine effiziente Verwaltung der Fahrtenbuchdaten gewährleisten. Nutzen Sie diese Werkzeuge, um Ihre Fahrtenbuchführung zu optimieren und Zeit sowie Ressourcen einzusparen und gleichzeitig den Anforderungen des Finanzamtes gerecht zu werden.