Die niederländische Regionalbehörde Nordseekanal setzt auf digitalisiertes Fuhrparkmanagement

Arbeitgeber möchten die Mobilität ihrer Mitarbeiter sicherstellen – vor allem, wenn ein großer Teil der dienstlichen Tätigkeit an externen Standorten stattfindet. Eine sichere und komfortable Fahrt, zu Geschäftsterminen, muss daher zu jeder Zeit gewährleistet werden. Gleichzeitig muss der Fuhrparkverantwortliche alle Mobilitätskosten im Überblick behalten und auch der Fuhrpark und die Reisemethode sollten sowohl den aktuellen, als auch den zukünftigen Bedürfnissen entsprechen.

Während der Corona-Pandemie hat die niederländische Regionalbehörde Nordseekanal (OD NZKG) die Nutzung der eigenen Poolfahrzeuge und die Mobilitätsbedürfnisse ihrer Mitarbeiter unter die Lupe genommen, ausgewertet und beschlossen, einen neuen Ansatz zu wählen.

Regionalbehörde Nordseekanal

Die Mitarbeiter der OD NZKG sind täglich unterwegs. Sie sorgen dafür, dass alle Unternehmen und Organisationen in ihrem Bezirk, die (gesetzlichen) Verpflichtungen in den Bereichen Umwelt, Boden und Bau einhalten. Ein großer Teil ihrer Tätigkeit besteht darin, diese Unternehmen und Organisationen zu besuchen, um sie zu beraten, Nachforschungen anzustellen oder eine Inspektion durchzuführen.

Alle Mitarbeiter nutzen für ihre Termine einen Poolwagen aus dem Firmenfuhrpark – bislang lief der Reservierungsprozess auf die „klassische“ Art und Weise: Wenn ein Mitarbeiter ein Auto benötigte, rief er in der Fuhrparkabteilung an. Der zuständige Fuhrparkmitarbeiter prüfte die Verfügbarkeit des Autos, bearbeitete die Reservierung manuell (in einer Excel-Tabelle) und platzierte den Autoschlüssel an der Rezeption. Der Fahrer zeichnete die gefahrenen Kilometer für das Finanzamt auf, gab den Schlüssel an der Rezeption ab und meldete die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Diese wurden dann vom Fuhrparkmitarbeiter manuell registriert.

Fuhrpark-Herausforderungen

Viele Unternehmen und Organisationen verwalten ihre Poolfahrzeuge noch immer manuell und ohne Unterstützung einer modernen Fuhrparklösung. Doch gerade eine manuelle Fahrzeugverwaltung bringt immer Herausforderungen mit sich – von der zeitaufwendigen Tabellenpflege zur Schlüsselübergabe bis hin zur eventuellen Schadenmeldung nach Fahrzeugrückgabe. Bei der OD NZKG kam es regelmäßig vor, dass Mitarbeiter in letzter Minute kein Auto zur Verfügung hatten, da sich Kollegen verspäteten und dies nicht meldeten. Darüber hinaus gingen regelmäßig Schlüssel verloren oder wurden versehentlich mit nach Hause genommen. Die manuelle Fahrzeugverwaltung, stellte sich zunehmend als fehleranfällig dar. Diese Umstände führten zu verpassten Terminen, Terminproblemen, Zeitverlust und Mehrarbeit.

Geänderte Mobilitätsbedürfnisse

Die Corona-Pandemie gab der OD NZKG den Anlass, ihre Unternehmensmobilität neu zu überdenken. Durch die damalige Home Office Empfehlung der Regierung, wurde hauptsächlich von zuhause gearbeitet, was zu Problemen führte.

„Durch die Remote-Arbeit wurde das Bedürfnis unserer Mitarbeiter groß, die Firmenfahrzeuge unabhängig von Zeit und Ort zu nutzen, ohne erst ins Büro kommen zu müssen, um den Autoschlüssel abzuholen“, sagt Linda Bierman, Facility Policy Officer der OD NZKG. „Wir suchten nach einer Lösung, die es den Kollegen ermöglicht, selbständig ein Fahrzeug zu reservieren und zu nutzen und zwar an mehreren Standorten“.

Die Suche nach der passenden Lösung

Nachdem alle Anforderungen ermittelt worden waren, platzierte die OD NZKG eine Ausschreibung, um einen Anbieter einer geeigneten Fuhrparklösung zu finden. Dabei wurde eine Reihe von Kriterien berücksichtigt. Die Lösung musste die Möglichkeit bieten, unterschiedliche Reservierungsbedingungen für verschiedene Mitarbeitergruppen festzulegen.

Die Lösung musste:

• flexibel sein, sich für mehrere Benutzergruppen eignen und unterschiedliche Präferenzen und Richtlinien berücksichtigen können.
• einfach zu bedienen sein. Gerade für die nicht technikaffinen Mitarbeiter war dieser Punkt besonders wichtig – die Benutzerfreundlichkeit, beispielsweise der App, stand im Vordergrund.
• eine reibungslose und unterstützende Zusammenarbeit mit dem Anbieter gewährleisten. Da für die Behörde war das Konzept „Corporate Carsharing“ völlig neu war, sie keine Erfahrung im Handling einer Carsharing-Plattform hatte und demnach auch auf Administratoren- und Fahrer-Support angewiesen war, bestand der Bedarf nach einem erfahrenen Partner. Dieser Partner sollte das Projekt komplett begleiten – von der Startphase bis zum Projektabschluss und darüber hinaus.

WeGo schnitt am besten ab

OD NZKG entschied sich schließlich für WeGo als Technologiepartner. Linda: „Es wurden auch andere Anbieter in Betracht gezogen, aber WeGo hat letztendlich als bester Anbieter überzeugt. Das lag unter anderem daran, dass die WeGo-Mobilitätslösung an die unterschiedlichsten Präferenzen angepasst werden kann. Wir wollen zum Beispiel verschiedene Gruppen bilden können, wobei jede Gruppe unterschiedliche Richtlinien für die Fahrzeugreservierung hat. Eine Gruppe kann zum Beispiel eine Reservierung für bis zu 24 Stunden vornehmen, eine andere für bis zu 5 Tage. Auch die Benutzerfreundlichkeit des WeGo Management-Tools und der App hat überzeugt.“

Die gesamte Flotte, bestehend aus Elektro- und Hybridfahrzeugen, wurde an die WeGo-Plattform angeschlossen – die Mitarbeiter können nun völlig selbstständig über ihr Smartphone einen Poolwagen buchen, öffnen und schließen. Über dieselbe App kann zusätzlich ganz einfach eine bestehende Reservierung verlängert, storniert und auch eventuelle Fahrzeugschäden gemeldet werden. Gleichzeitig haben Fuhrparkmanager durch eine umfassende Verwaltungsumgebung in der Cloud, volle Transparenz und Kontrolle über die Nutzung der Poolfahrzeuge.

Die Zukunft

Die Digitalisierung der OD NZKG-Flotte ist in vollem Gange. Die Umsetzung des neuen Mobilitätskonzepts durch WeGo, wurde von der Organisation sehr gut angenommen.
„Wir wurden bei der Umsetzung bestens unterstützt, und das ist immer noch so! Die Kollegen von WeGo sind immer für uns da“ erklärt Linda.

Das neue Mobilitätskonzept „Corporate Carsharing“ wurde von den meisten Mitarbeitern mit Begeisterung angenommen. Nach erfolgreicher System-Implementierung begleitet WeGo weiterhin die OD NZKG-Fuhrparkverantwortlichen und steht für alle Fragen zur Verfügung.

Die ersten Vorteile sind bereits sichtbar: Die Arbeitsbelastung innerhalb der Facility Management-Abteilung hat sich deutlich verringert, da die Mitarbeiter nun für die Reservierung der Poolfahrzeuge selbst verantwortlich sind. Das ist schon ein erstes positives Ergebnis!

Wir von WeGo sind davon überzeugt, dass das neue Mobilitätskonzept der OD NZKG ein voller Erfolg wird und die praktischen Vorteile der WeGo-Fuhrparklösung, nach einer kurzen Eingewöhnungsphase, die komplette Belegschaft überzeugen wird.

Corporate Carsharing ist ein Mobilitätstrend der bleiben wird – er ist effizient, zeitgemäß und unterstützt einen nachhaltigen Einsatz von zur Verfügung stehendenden Flottenfahrzeugen.
Wir freuen uns über das entgegengebrachte Vertrauen der OD NZKG, begleiten das Projekt weiterhin und stehen mit Rat und Tat zur Seite.